書式に基づく文章（職務的な文章）には、特定の目的や状況に応じて求められる形式や構成があります。これらの文章は、仕事、学問、または行政的な目的のために必要とされることが多く、通常は客観的かつ正確な情報の伝達を目的としています。日本語における「書式的な文章」にはいくつかの種類があり、それぞれに独自の役割と特性があります。
1. 報告書
報告書は、特定の出来事や調査結果を関係者に伝えるための書類であり、通常、業務上の進捗や結果を詳細に説明するために使用されます。報告書の目的は、情報を明確かつ簡潔に伝えることです。例えば、プロジェクトの進行状況や調査の結果、問題点の発見などを報告するために作成されます。報告書は、通常、次の要素を含みます：
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タイトル: 報告書の主題や目的を示す
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目的: 報告書が作成された理由や背景
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方法: 調査や作業に使用した方法
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結果: 得られたデータや結論
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提案: 結果に基づく改善案や対応策
2. メモ
メモは、日常的な業務や個人的な記録として使用されることが多い文書です。メモは簡潔で、すぐに理解できる内容であることが求められます。主に、業務の指示や注意事項、確認事項などを記録するために使用されます。メモは短い文章で構成され、重要な点のみを明記します。例えば、会議での議論の要点や上司からの指示内容が含まれます。
3. 手紙・申請書
手紙や申請書は、正式な通信手段として使用されます。申請書は、特定の承認や許可を求める文書であり、例えば会社内での休暇申請や、外部機関への申請書などがあります。手紙は、企業や個人間でのコミュニケーションに使用され、例えば、契約条件の確認やクレーム、感謝の意を表す際に書かれます。
申請書には次の要素が含まれることが一般的です：
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宛先: 申請先の名称や部署
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申請内容: 何を申請しているのか
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理由: 申請の背景や必要性
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添付資料: 必要な書類や証拠
4. メール
ビジネスメールは、迅速かつ効率的に情報を伝達するための重要なツールです。メールは、報告、確認、依頼、通知など、さまざまな目的で使用されます。ビジネスメールでは、相手への礼儀を守りながら、簡潔で明確な文章を使用することが求められます。特に、件名や冒頭の挨拶、本文の内容が重要です。
5. 資料
資料は、会議やプレゼンテーション、提案などに使用される補足的な文書です。資料は、視覚的に情報を伝えるために図表やグラフを活用することが多く、分かりやすさが重要です。資料は、相手が理解しやすいように、ポイントを絞って整理する必要があります。例えば、調査結果を示すグラフや、計画案を示すスライドなどが含まれます。
6. 指示書
指示書は、特定の行動を求めるための文書です。業務の指示や緊急対応などを行う際に使用されます。指示書は、明確で簡潔な表現が求められます。指示内容が理解しやすく、実行可能であることが重要です。
7. 契約書
契約書は、当事者間で合意された内容を正式に文書として記録するものです。契約書は、法的効力を持つため、慎重に作成される必要があります。契約書は、契約の対象や条件、履行期限、違約金などの詳細な情報を含んでいます。契約書は、当事者間の合意を確認するために、双方の署名が求められることが一般的です。
8. プロジェクト計画書
プロジェクト計画書は、プロジェクトを実行するために必要な詳細な計画を示す文書です。計画書は、プロジェクトの目的、スケジュール、資源、予算など、プロジェクトの進行に関わる重要な要素を網羅的に記載します。これにより、プロジェクトチームが効率的に作業を進めるための指針が提供されます。
9. 履歴書・職務経歴書
履歴書や職務経歴書は、就職活動の際に自分の経歴や能力を示すための書類です。履歴書は、基本的な情報（名前、住所、学歴、職歴など）を記載し、職務経歴書は、過去の職務経験や業務内容を詳細に説明します。これらの文書は、応募先企業に自分の適性をアピールするための重要な手段です。
結論
職務的な文章の種類には、さまざまなものがあり、それぞれが異なる目的を持っています。これらの文章は、正確さ、明確さ、そして簡潔さが求められるため、書く際には慎重に構成し、情報が分かりやすく伝わるように工夫することが大切です。ビジネス環境において、適切な書式で適切な文章を作成する能力は、非常に重要なスキルとなります。
