会議やプロジェクトの進行をスムーズにするためには、効果的な「会議の議事録」や「会議の進行台本」として知られる「議題」や「アジェンダ」を作成することが欠かせません。議事録があれば、参加者全員が議論するべき内容とその順序を把握し、会議が効率的に進むことが保証されます。では、どのようにして完全で包括的な「議事録」を作成するのか、段階を追って説明します。
1. 目的を明確にする
議事録の最初のステップは、その会議の目的を明確にすることです。目的を把握していないと、話し合うべきトピックや進行の流れが見えにくくなります。例えば、ビジネスの戦略的会議であれば、新規事業の立ち上げについて議論するのか、コスト削減に関する案を検討するのか、具体的な目的に基づいて議題を決定します。
2. 参加者をリストアップする
次に、その会議に誰が参加するのかを決定します。通常、議事録には参加者の名前や役職が記載されますが、事前に誰が参加するかを確認することで、どの分野に焦点を当てて議論を進めるかを予測できます。もし、外部の専門家や特定の部門の代表者が招かれている場合、その意見を求めることが予想されます。
3. 議題（アジェンダ）の構築
議題は、会議で取り上げるべき具体的な項目やトピックをリストアップする部分です。以下は議題作成の流れです：
- 主要なトピックをリストアップ：会議の目的に合わせて、話し合うべき重要なトピックを挙げます。例えば、「新規プロジェクトの進捗確認」「財務報告」「来期の予算案」などです。
- トピックに対する詳細な説明を付ける：それぞれのトピックがどのような内容で議論されるべきかを簡潔に記載します。議題を細分化することで、参加者が準備しやすくなります。
- 時間配分を設定：それぞれのトピックに対して、どれくらいの時間を割くべきかを考慮します。時間配分を明確にすることで、会議がダラダラと長引かないように管理できます。
4. 順番を決める
議題に並べたトピックを、会議の流れに沿って適切な順番に配置します。例えば、最初に会議の目的や背景を共有し、次に進行するトピックを順番に並べます。また、重要度が高いものや参加者が集中しやすい内容を前半に持ってくることが一般的です。
5. 参加者の役割を設定する
会議では、議長やファシリテーター、書記役など、各人に役割を割り当てることが重要です。例えば、議長は会議を円滑に進行し、書記は議事録を取る役割を担います。各参加者がどの部分を担当するかをあらかじめ決めておくことで、会議が効率的に進行します。
6. アクションアイテムを設定する
会議の最後には、今後のアクションプランを決定します。これは、会議での合意事項を基に、誰が何をいつまでに実行するかを明確にする部分です。アクションアイテムは、次回の会議までにどのような成果を上げるべきかを設定することで、会議の成果が実現に結びつきます。
7. 注意点
- 議事録は簡潔で明確に：議事録には、会議で決定された重要な事項や、次のステップが記載されます。余計な詳細は省き、要点を押さえることが重要です。
- 会議中に変更があった場合の対応：議事録を作成する過程で、途中で話し合いの内容が変更されることがあります。その場合は、変更点を記録し、後で関係者に伝えることが大切です。
8. 議事録作成後の共有
会議終了後、作成した議事録を参加者に迅速に共有することが求められます。これにより、決定事項や次のアクションアイテムが全員に伝わり、確認・承認が行われます。議事録は通常、会議後24時間以内に参加者に送信することが理想的です。
9. まとめ
完全かつ包括的な議事録を作成するためには、事前準備から終了後のフォローアップまで、慎重に進めることが求められます。目的を明確にし、参加者を把握し、議題を体系的に整理することで、会議を円滑に進行させることができます。議事録がきちんと作成されれば、会議の内容が漏れなく記録され、参加者全員が次に向けて必要な行動を起こしやすくなります。