SharePointサイト作成ガイド

SharePointサービスの設定とウェブサイトの作成

Microsoft SharePointは、企業やチーム向けに強力なコラボレーションおよびコンテンツ管理のソリューションを提供するプラットフォームです。ユーザーは、ドキュメントの共有、チーム間の協力、情報の管理を効率的に行うことができます。SharePointは、さまざまなカスタマイズ機能を提供し、ビジネスニーズに合わせて構築できます。この記事では、SharePointのサービスを設定し、ウェブサイトを作成するための包括的な手順を説明します。

1. SharePointの基本知識

SharePointは、主に以下の3つの主要な機能を提供します。

• ドキュメント管理: ドキュメントを簡単にアップロードし、管理、共有することができます。バージョン管理やアクセス権限の設定も可能です。
• チームコラボレーション: チームメンバーとリアルタイムで情報を共有し、共同作業を行うためのプラットフォームです。カレンダー、タスク管理、掲示板などを利用できます。
• インtranetサイト: 組織全体で利用できるインターネット（イントラネット）サイトを作成することができ、情報を一元的に管理できます。

SharePointは、オンプレミスで運用する「SharePoint Server」と、クラウド型で提供される「SharePoint Online」の2種類があります。多くの企業では、クラウドベースの「SharePoint Online」を利用しています。

2. SharePointサービスの設定

2.1. SharePoint Onlineのサブスクリプションを購入

SharePoint Onlineは、Office 365の一部として提供されており、Microsoft 365サブスクリプションを契約することで利用可能です。サブスクリプションプランは、企業の規模やニーズに応じて選択できます。

2.2. Microsoft 365管理センターへのアクセス

サブスクリプションを購入した後、Microsoft 365管理センターにサインインします。管理センターでは、SharePointサービスの設定や管理を行います。

1. Microsoft 365アカウントにサインインします。
2. 管理センターに移動し、「SharePoint」を選択します。
3. 「サービスとアプリ」のセクションで、SharePoint Onlineを見つけ、設定を開始します。

2.3. SharePointの設定

SharePointを設定する際には、以下の重要な要素を設定します。

• サイトの作成: SharePointでは、複数の種類のサイト（チームサイト、コミュニケーションサイトなど）を作成できます。ニーズに応じて適切なサイトを選びます。
• ユーザー権限の設定: 各ユーザーに対して、閲覧、編集、管理の権限を設定できます。これにより、ドキュメントや情報へのアクセスを制限できます。
• 外部共有の設定: SharePointでは、外部ユーザーとドキュメントを共有することも可能ですが、その設定を行うことで、セキュリティを保ちながら外部と協力することができます。

3. SharePointサイトの作成

3.1. サイトの種類を選択

SharePointでは、次のようなさまざまなサイトの種類を作成できます。

• チームサイト: チームメンバーとの協力を促進するためのサイトです。タスクの管理、会議のスケジュール、ドキュメントの共有などが可能です。
• コミュニケーションサイト: 組織全体に向けて情報を発信するためのサイトです。社内ニュースや重要なアナウンスメントを共有するのに適しています。

3.2. サイト作成のステップ

1. SharePoint管理センターで「サイトを作成」をクリックします。
2. 作成したいサイトの種類（チームサイトまたはコミュニケーションサイト）を選択します。
3. サイトの名前、URL、説明を入力します。
4. 必要に応じて、サイトのアクセス権を設定します（公開、プライベートなど）。
5. 「作成」をクリックして、サイトを生成します。

3.3. サイトのカスタマイズ

サイトが作成されたら、次のようなカスタマイズが可能です。

• ウェブパーツの追加: SharePointでは、テキスト、画像、ドキュメントライブラリ、カレンダー、ニュース、リンクなど、さまざまなウェブパーツをページに追加できます。
• デザインの変更: サイトの外観やレイアウトを変更することができます。テーマや色を設定したり、背景画像を変更したりすることができます。
• ナビゲーションの設定: サイト内で簡単に情報を見つけるために、ナビゲーションメニューをカスタマイズします。

4. コンテンツの管理と共有

4.1. ドキュメントのアップロード

SharePointでは、ファイルを簡単にアップロードして、他のユーザーと共有できます。以下の手順でファイルをアップロードできます。

1. ドキュメントライブラリを開き、「新規」ボタンをクリックします。
2. 「アップロード」を選択し、PCからアップロードするファイルを選択します。
3. ファイルがアップロードされると、自動的にバージョン管理が開始され、後で変更履歴を確認することができます。

4.2. ドキュメントの共有

SharePointでは、ファイルやフォルダーを特定のユーザーまたはグループと共有することができます。共有するには、以下の手順を行います。

1. 共有したいファイルまたはフォルダーを選択します。
2. 右クリックメニューから「共有」を選択します。
3. 共有する相手のメールアドレスを入力し、アクセス権限を設定します（編集、閲覧のみなど）。

5. SharePointサイトの管理

5.1. サイトの監視

サイトのパフォーマンスや使用状況を監視するために、SharePointには管理者用の監視ツールが用意されています。これにより、ユーザーの活動、アクセス状況、コンテンツの更新履歴などを追跡できます。

5.2. サイトのバックアップ

定期的なバックアップは、サイトのデータ損失を防ぐために重要です。SharePointでは、サイトコレクション全体をバックアップすることができます。

6. 結論

SharePointは、企業のコラボレーションを効率化し、情報共有を円滑にするための強力なツールです。サービスの設定とサイトの作成は、適切な手順に従うことで簡単に行うことができ、ユーザーやチームが共同で作業しやすい環境を整えることができます。SharePointの活用によって、チームの生産性向上や情報の一元管理が可能になります。